تشریفات همایش و سمینار
آشنایی با تشریفات عقد محضری
شهریور 12, 1401
تزئین تولد در فضای باز
شهریور 12, 1401در این مقاله قصد داریم شما همراهان همیشگی تشریفات ویو را با تشریفات همایش و سمینار آشنا کنیم. برای دانستن اطلاعات بیشتر ابتدا یک سری توضیحات در مورد همایش و سمینار و کنفرانس‌ها خدمت شما عزیزان ارائه می‌کنیم.
همایش: ایجاد تجمعی متحدالشکل جهت موضوع از پیش تعیین گردیده‌ای. همایش‌ها انواع مختلف دارد ازجمله: تجاری، اقتصادی، بازرگانی، تحقیقاتی، آموزشی، تعامل و غیره.
کنفرانس: جلسه‌ای است که افراد در خصوص موضوع یا مسئله‌ای به‌منظور تبادل نظرات و رایزنی جمع می‌شوند. انواع کنفرانس‌ها یا حیطه گرایشی مختلف وجود دارد. کنفرانس آموزشی، تجاری و غیره وجود دارد.
سمینار: به‌نوعی سمینار نیز کنفرانسی است که چندین سخنگو دارد و بقیه اعضا شنونده هستند. البته که تبادل‌نظر در چنین گردهمایی‌هایی از اهمیت بالایی برخوردار است.
هرکدام از این گردهمایی‌ها سطوح مختلفی دارند که برای خدمات‌رسانی هنگام همایش، سمینار و کنفرانس‌ها این سطوح بسیار مهم هستند. سطوح می‌توانند عمومی، گروهی و تخصصی باشند. آیتم‌های دیگری نیز برای مدیریت برگزاری این‌گونه همایش‌ها وجود دارد. این آیتم‌ها شامل: سبک همایش، سرفصل، محوریت، تاریخچه، سن و غیره است. پس در نظر داشته باشید برگزاری هر نوع همایش و سمیناری با خدماتی که از موسسه‌های تشریفاتی دریافت می‌کنید باید همخوانی داشته باشد.
مسئولیت مؤسسات تشریفات مجالس برای برگزاری سمینار و همایش
سازمان‌هایی که خدمات ارائه می‌دهند به طبع یک سری مسئولیت‌هایی در قبال مشتریان خود دارند. همان‌گونه که مستحضر هستید اگر این مؤسسات وظیفه خود را به نحو احسنت انجام ندهند برای خودشان گران تمام می‌شود. برای آشنایی شما عزیزان با مسئولیت‌های موسسه‌های تشریفات همایش و سمینار به چند مسئولیت در زیر اشاره‌شده است. مواردی که در زیر آورده‌ایم از ابتدایی و مهم‌ترین مواردی هستند که تشریفاتی‌ها باید آنها را به مشتریان خود ارائه دهند.
- انتخاب کردن سالن مجهز و با ظرفیت مناسب جهت برگزاری سمینار یا همایش
- تهیه و طراحی کردن کارت‌هایی که میهمان‌ها باید به سینه خود نصب کنند
- مجهز کردن سیستم‌های گرمایشی و سرمایشی
- مجهز کردن سالن به سیستم‌های صوتی و تصویری مناسب
- گل آرایی و تزئینات مربوط به سالن‌های مربوطه و محل برگزاری سمینار
- برنامه‌ریزی و زمان‌بندی مناسب برای تمام قیمت‌های مربوط به مراسم
- بررسی نظافت سالن برگزاری سمینار قبل از برگزار مراسم
- پذیرایی مناسب از مهمان‌ها
- نصب بنر خوش آمد گویی در جلوی درب ورودی و یا استفاده از پرسنل برای خوش آمد گویی به مهمانان
- شماره گذاری صندلی‌ها و یا درج نام مهمانان بر روی صندلی
- استفاده از بنرهای مناسبتی در سالن همایش
- سیستم کنترل ارائه مقاله در زمان برگزاری و تهیه سی دی
خدمات تشریفات ویو در زمینه تشریفات گردهمایی‌ها و کنفرانس‌ها
- عقد قرارداد با سالن همایش (با قیمت بسیار مناسب)
- اجرای برنامه توسط مجریان رسانه
- دعوت از سخنرانان برجسته و اساتید دانشگاهی در زمینه فعالیت شما
- امکان توزیع کلیه اقلام( غذا، پکیج، هدایا و…) بصورت ثبت کامپیوتری و برچسب بارکد
- خدمات پذیرایی شامل غذا و میان وعده به همراه سرویس وی آی پی
- اجرای برنامه‌های هنری توسط گروه‌های شناخته‌شده در سطح کشور و گروه‌های بین‌المللی شامل: موزیک پاپ و سنتی و تواشیح، گروه‌های همخوانی، تئاتر؛ شعبده، آکروبات، تقلید صدا و…
فاکتورهای انتخاب یک موسسه تشریفاتی برای برگذاری سمینار و همایش
برای اینکه یک شرکت خدمات تشریفات مجالس خوب را انتخاب کنید باید به خاطر داشته باشید که تمام اطلاعات لازم با جزئیات دقیق در مورد نحوه برگزاری مراسم را از آنها دریافت کنید. با دانستن سابقه کار و خواندن رزومه کاری با آن شرکت وارد مذاکره شوید. برای اطمینان خاطر پیدا کردن از انتخاب خود میزان رضایت مشتریان قبلی را بسنجید و بعد از آن تصمیم به همکاری بگیرید. این آیتم‌ها از مهم‌ترین مواردی هستند که باید قبل از هر اقدامی به آنها توجه داشته باشید.
امید است این مقاله در ارتباط با تشریفات همایش و سمینار ها برای شما مفید واقع شده باشد.
پیروز و سربلند باشید.
